Privacy Policy Kandidaten

Wij vinden uw privacy belangrijk! Binnen onze organisatie Pass Human Resources and Facility Services BVBA gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van alle kandidaten. Deze Privacy Policy omschrijft welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken. Tot slot informeren wij u over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen teneinde uw persoonsgegevens te beschermen.

1. Wie contacteren in geval van vragen?

Pass Human Resources and Facility Services BVBA, met maatschappelijke zetel te Klakvijverstraat 48, 9506 Grimminge en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE 0453.605.850, is de Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Pass Human Resources and Facility Services BVBA verklaart dat zij als Verantwoordelijke voor de Verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding.

2. Wat zijn persoonsgegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:

Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.

Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:

Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of ethische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of een lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens van onze kandidaten. Het gaat over de volgende persoonsgegevens:

– Curriculum vitae, motivatiebrieven, notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek;

– Foto’s en video’s;

– Payrollinformatie zoals: rijksregisternummer, uw adres, uw anciënniteit, uw burgerlijke staat, uw geboortedatum, uw telefoonnummer, uw e-mailadres;

– Uw loon en loonfiches;

– Evaluatieformulieren;

4. Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor de verwerking?

Uw cv, motivatiebrief en notities gemaakt tijdens het eerste gesprek evenals evaluatieformulieren worden verwerkt met als doel het doorlopen van het sollicitatietraject en als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang zijnde de juiste selectie maken bij selectieopdrachten waarvoor u zich kandidaat gesteld heeft.

Foto’s en video’s worden verzameld en verwerkt teneinde deze te kunnen gebruiken voor interne communicatie met als rechtsgrond uw voorafgaande toestemming.

5. Duur van de verwerking

De persoonsgegevens van kandidaten worden 2 jaar na de eerste inschrijving bijgehouden. Na het verstrijken van de termijn van 2 jaar zult u opnieuw gecontacteerd worden met het verzoek om uw toestemming te geven indien u nog langer in de database wenst behouden te blijven.

Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden.

6. Wat zijn uw rechten als kandidaat?

a) Recht op toegang en inzage

U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken conform de bepalingen die gelden in de sector.

b) Recht op verbetering, verwijdering en beperking

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast hebt u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

U kunt zich niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die wij op basis van de wet van u dienen bij te houden en te verwerken.

U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

c) Recht van verzet

U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige of legitieme redenen.

d) Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken. Het recruitment, search en selectiebureau zal de gegevens in de systemen wissen, maar mag tegelijk een lijst aanleggen met vermelding van volgende gegevens: naam, voornaam, e-mailadres/gsm-nummer.

e) Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van uw persoonsgegevens omvat profiling, conform de vereiste selectiecriteria en u zult door ons niet aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

f) Uitoefening van uw rechten

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op de nemen met Mevrouw Baveghems Dora, privacy@pass.jobs

g) Klachten

U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel +32 (0)2 274 48 00, e-mail: commission@privacycommission.be.

Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.

Indien u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een vordering tot schadevergoeding instellen.

7. Doorgifte aan derden

Bepaalde van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, kunnen worden doorgegeven aan derden. Het betreft de volgende gegevens:

Uw naam, voornaam en e-mailadres worden doorgegeven aan onze IT-provider (Ittovation BVBA) en onze cloud provider (Ittovation BVBA) met als doel het beheren van uw account.

Sommige derden verwerken in opdracht van onze organisatie persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Wij sluiten met al deze organisaties, die handelen als verwerkers, verwerkingsovereenkomsten en stellen alles in het werk opdat zij uw persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen.

Uw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals hiervoor beschreven of met uw voorafgaande toestemming.

Persoonsgegevens worden doorgegeven aan onze klanten in het kader van gekregen opdrachten waarvoor u zich kandidaat gesteld heeft. Volgende persoonsgegevens worden doorgegeven:

– Naam, voornaam

– Rijksregisternummer

– Uittreksel strafregister indien er een wettelijke grond is om dit strafregister op te vragen

– CV

– Diploma’s en samenvatting van testresultaten

– Evenals alle andere persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de personeelsadministratie van de klant.

Uw dossier kan ook worden overgemaakt aan het auditkantoor voor het uitvoeren van een audit in het kader van het verkrijgen van het kwaliteitslabel van de beroepsfederatie.

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet-of regelgeving moeten onthullen.

8. Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens alsook elke andere niet-toegestane verwerking van deze gegevens te vermijden.

1. Technische maatregelen

1a. Gebruik van virusscans, firewalls

1b. Wachtwoorden die regelmatig worden aangepast

1c. Geen onbeveiligde harde schijven

1d. Versleutelde e-mails

1e. Toegangsbeveiliging tot gegevens

1f. Encryptie van gegevens

1g. Geen onbeveiligde back-ups

1h Werken op beveiligde harde schijven

2. Organisatorische maatregelen

2a. Welbepaalde personen hebben toegang

2b. Procedure voor incidentenbeheer

2c. Policy voor werknemers en medewerkers

2d. Opleiding van werknemers en medewerkers

2e. Vertrouwelijkheidsclausules

Privacy Policy klanten/leveranciers

Uw privacy is belangrijk voor ons.

Wij willen uw persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we van u als natuurlijke persoon verwerken en wat de doeleinden zijn. Verder wordt ook uitgelegd welke rechten u hebt om uw privacy te garanderen en eventueel te verbeteren.

1. Wie zijn wij?

Uw gegevens worden verwerkt door Pass Human Resources en Facility Services BVBA, met maatschappelijke zetel te Klakvijverstraat 48, 9506 Grimminge, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE 0453.605.850.

Binnen onze organisatie zijn de gegevens alleen toegankelijk voor verantwoordelijke personen die daar naargelang van hun taken toegang toe moeten hebben.

Indien u bijkomende vragen heeft en/of meer informatie wenst, kunt u ons steeds contacteren op het volgende contactadres: privacy@pass.jobs.

Of u kan Dora Baveghems contacteren op het nummer 054/31.07.50.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen we?

2.1.  Gegevens die we rechtstreeks verzamelen:

a. Om te weten wie u bent

– Naam

– Voornaam

b. Om u te contacteren

– Telefoonnummer

– Gsm-nummer

– E-mailadres

– Adres

c. Om te factureren of betalingen uit te voeren

– Bankrekeningnummer

– Ondernemingsnummer

2.2.  Publieke gegevens en gegevens die we onrechtstreeks verzamelen:

Pass Human Resources en Facility Services BVBA verwerkt soms publieke gegevens.

Het kan bijvoorbeeld gaan om gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht, zoals de publicatie van uw benoeming als bestuurder van een vennootschap, of het gaat om gegevens die u zelf publiek heeft gemaakt, zoals informatie op uw website,…

Het kunnen ook gegevens zijn die publiek zijn, omdat ze bijvoorbeeld algemeen bekend zijn in uw streek of omdat ze in de pers verschenen zijn. Ook informatie op bijvoorbeeld de Kruispuntbank van Ondernemingen of Graydon behoren hiertoe.

2.3.  Wat u ons vertelt kan worden verwerkt:

Als u ons telefonisch contacteert, kunnen wij uw voornaam en naam en uw telefoonnummer noteren om ons contactoverzicht op te bouwen en te bekijken wie gebruik maakt van onze dienstverlening.

3. Waarom verzamelen we uw persoonsgegevens?

Naargelang van de situatie heeft Pass Human Resources en Facility Services BVBA bepaalde informatie van u nodig om bepaalde diensten te kunnen aanbieden. De informatie die Pass Human Resources en Facility Services opvraagt en waarmee wij u kunnen identificeren, wordt persoonsgegevens genoemd.

Hieronder kunt u per situatie nagaan waarom Pass Human Resources en Facility Services deze persoonsgegevens opvraagt en waarvoor uw persoonsgegevens zullen worden gebruikt.

Uw gegevens worden naargelang van het geval gebruikt voor de volgende doeleinden:

Voor contactpersonen bij klanten of prospects bij een eerste contactname met Pass Human Resources en Facility Services: uw gegevens zijn noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit op een correcte manier te kunnen uitvoeren. Doordat u een contract sluit met ons dienen wij te beschikken over de nodige persoonsgegevens om onze dienstverlening, die vervat zit in het contract, te kunnen aanbieden.

Dit is voornamelijk het versturen van informatie in het kader van:
– Uitwisseling m.b.t. het aanbieden van geselecteerde kandidaten voor bepaalde projecten
– Juridisch advies

– Uitnodigingen en informatie voor opleidingen

De persoonsgegevens die worden verzameld worden administratief en boekhoudkundig verwerkt. Indien u niet wilt dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het niet mogelijk om de dienstverlening waarvoor u contractueel met ons verbonden bent uit te voeren.

Potentiële nieuwe contacten door het overhandigen van het visitekaartje: indien u ons op de een of andere manier een visitekaartje overhandigd, nemen wij u op in onze database. We gaan er hier van uit dat u door de overhandiging ook uw uitdrukkelijke toestemming geeft om te worden opgenomen in onze database.

Bovendien slaan wij ook de publieke toegankelijke gegevens die wij over u vinden op in onze database. Wij gaan ervan uit dat wij deze persoonsgegevens ook mogen bewaren vermits u deze publiek toegankelijk hebt gemaakt.

Voor leveranciers: de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst worden verzameld. Het gaat dan voornamelijk om e-mailadressen van contactpersonen om een gemakkelijke communicatie mogelijk te maken.

4. Wie ontvangt mijn persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden in principe niet doorgegeven aan andere partijen. Pass Human Resources en Facility Services BVBA verwerkt deze persoonsgegevens in overeenstemming met de onder punt 3 vermelde doelen. Enkel de medewerkers binnen de organisatie, die in uitvoering van hun functie uw persoonsgegevens nodig hebben, zullen deze kunnen consulteren.

Bij het organiseren van evenementen kunnen uw persoonsgegevens (zoals naam en voornaam) wel doorgegeven worden aan externe partijen die de evenementen organiseren en dit louter om organisatorische redenen en eveneens in het kader van veiligheid.

Wij werken samen met een aantal derde partijen die uw persoonsgegevens ook kunnen inkijken. Het gaat om de volgende ontvangers:

– Accountants & Consultants in het kader van fiscale ondersteuning

– ICT- dienstverleners

5. Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om de doelen zoals omschreven onder punt 3 te verwezenlijken.

Uiteraard bewaren wij uw persoonsgegevens in overeenstemming met mogelijke wettelijke verplichte termijnen en eventuele verjaringstermijnen die gelden. Bijv. voor facturen is dit 7 jaar.

6. Welke rechten kan ik uitoefenen om de bescherming van mijn persoonsgegevens te garanderen?

U kunt uw gegevens inkijken

Als u wilt bekijken welke persoonsgegevens wij over u verwerken, dan kan dit door uw recht op inzage uit te oefenen.

Pass Human Resources en Facility Services BVBA zal een zo volledig mogelijk overzicht geven van de persoonsgegevens die over u worden bijgehouden. Wij kunnen u reeds bevestigen dat er géén bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden bijgehouden (zoals ras, etnische afkomst, gezondheidsgegevens, gegevens betreffende seksuele geaardheid,…).

U kunt een kopie krijgen van de persoonsgegevens die worden verzameld.

U kunt uw gegevens laten verbeteren

Indien er wijzigingen zijn in uw persoonsgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres,…), dan kunt u dit steeds laten verbeteren of vervolledigen.

U kunt uw gegevens laten verwijderen

Indien u van mening bent dat wij bepaalde persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, d.w.z. zonder hiervoor een correct doel te hebben, dan kunt u vragen om uw persoonsgegevens te laten verwijderen.

U kunt vragen dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt

Zijn uw gegevens onjuist en heeft u gevraagd om ze aan te passen of meent u dat wij uw persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, dan kunt u vragen om de verwerking ervan te beperken.

Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens enkel en alleen met uw toestemming verder mogen verwerken. Wij mogen uw persoonsgegevens wel blijven opslaan, maar mogen er geen verdere verwerkingen mee uitvoeren zonder uw toestemming, tenzij in het kader van een gerechtelijke procedure, voor de bescherming van natuurlijke personen of rechtspersonen of om gewichtige redenen van algemeen belang.

U kunt vragen om uw persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan een derde partij

Indien u dit wenst, kunt u aan ons vragen om de gegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, aan u of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De Verordening voorziet wel een aantal beperkingen van dit recht, zodat dit niet in alle gevallen van toepassing is. Dit moet uiteraard geval per geval worden onderzocht.

U kunt soms weigeren dat uw gegevens volledig automatisch worden verwerkt

Sommige gegevensverwerkingen en processen verlopen volledig geautomatiseerd zonder menselijke tussenkomst. Wij maken hier echter geen gebruik van met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

Mocht dit toch het geval zijn en als u het niet eens bent met zo’n volledig geautomatiseerd proces, dan kunt u bezwaar indienen hiertegen, zodat uw persoonsgegevens niet meer op deze manier worden verwerkt.

Ook hier gelden een aantal uitzonderingen, die geval per geval moeten worden beoordeeld.

U kunt uw toestemming intrekken

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming (zie punt 3), kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Wij zullen dan uw persoonsgegevens moeten verwijderen.

Indien u één of meerdere van deze rechten wilt uitoefenen, gelieve dan contact op de nemen met ons op bovenstaand contactadres en duidelijk te specifiëren welk recht u wilt uitoefenen.

Bovendien melden wij u dat u te allen tijde klacht kunt indienen bij de toezichthoudende autoriteit indien u meent dat wij uw rechten zoals hierboven opgenomen niet naleven.

• Anim pariatur cliche reprehenderit, enim eiusmod high life accusamus terry richardson ad squid. 3 wolf moon officia aute, non cupidatat skateboard dolor brunch. Food truck quinoa nesciunt laborum eiusmod. Brunch 3 wolf moon tempor, sunt aliqua put a bird on it squid single-origin coffee nulla assumenda shoreditch et. Nihil anim keffiyeh helvetica, craft beer labore wes anderson cred nesciunt sapiente ea proident. Ad vegan excepteur butcher vice lomo. Leggings occaecat craft beer farm-to-table, raw denim aesthetic synth nesciunt you probably haven’t heard of them accusamus labore sustainable VHS.