Administratief assistent - Pass HR Services

Administratief assistent

De Centrale Raad voor het Bedrijfsleven, federaal adviesorgaan dat is opgericht in 1948, heeft als missie de sociale gesprekspartners te betrekken bij de uittekening van het economisch beleid.

Het secretariaat van de Raad heeft o.a. als opdracht de sociale gesprekspartners te informeren (d.m.v. discussienota’s, documentatienota’s…) en het debat tussen hen te organiseren om te komen tot akkoorden in de vorm van adviezen over het sociaal – economisch beleid.

Voor onze administratieve cel zoeken we momenteel een administratief assistent:

Functie

  • U bent een tussenpersoon tussen de directie, wetenschappelijk medewerkers en coördinatoren/projectbeheerders en U heeft een belangrijke coördinerende en administratief ondersteunende rol.
  • U staat onder meer in voor het organiseren van vergaderingen en events, het opstellen van (retro)- planningen, het opvolgen van de dagelijkse workflow, het administratief voorbereiden van dossiers en ondersteunen van projecten, agenda- en databeheer, klassement, … Ook voor diverse externe partners fungeert U als aanspreekpunt.
  • Door een correcte opmaak van de documenten in de huisstijl zorgt U ervoor dat de documenten uniformiteit uitstralen.

Profiel

  • U heeft een diploma hoger secundair onderwijs.
  • U heeft een grondige kennis van Word (sjablonen en stijlen), Excel (grafieken en tabellen) en Outlook (vooral agendabeheer), een goede kennis van PowerPoint en Adobe Acrobat Standard of Pro. U bent vertrouwd met vergaderingen in MS-Teams. Kennis van databeheer is een pluspunt.
  • U bent bekwaam om uitnodigingen voor vergaderingen op te stellen, begeleidende tekstjes te schrijven bij het versturen van documenten en een kort verslag op te stellen van een vergadering.
  • U houdt ervan om gestructureerd te werk te gaan en een proactieve houding aan te nemen.
  • U bent leergierig, klantvriendelijk en kan vlot communiceren (ontvangen en doorgeven van informatie).
  • U werkt graag in teamverband en bent tegelijkertijd in staat om uw eigen verantwoordelijkheden op te nemen.
  • U bent in staat strakke deadlines te halen en de nodige flexibiliteit aan de dag te leggen.
  • U heeft het vermogen om zelfstandig te denken en creatieve oplossingen te bedenken.
  • U bent veerkrachtig en blijft zoeken naar oplossingen, zelfs na een mislukking.
  • U bent ordelijk en discreet en uw zin voor initiatief is opvallend.
  • Een goede kennis van het Frans (lezen en begrijpen) is onmisbaar.

Aanbod

  • Een gevarieerde functie waarin veel ruimte voor initiatief en verantwoordelijkheid wordt geboden om de eigen doelstellingen te bereiken.
  • Een aantrekkelijke werkomgeving in een dynamische openbare organisatie die in de omgang met en tussen de personeelsleden veel belang hecht aan waarden zoals een begripvolle, onpartijdige en welwillende houding, vertrouwen, verrijking door verschillen en verantwoordelijkheid.
  • Een salaris aangevuld met extralegale voordelen (maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, gratis openbaar vervoer, fietsvergoeding, taalpremie, tussenkomst in telefoonabonnement), een zeer soepele werktijdregeling (flexibele uren, recuperatie, telewerk) en een gunstig verlofstelsel.

Procedure

Wij ontmoeten u graag voor een persoonlijk gesprek en mogelijk enkele testen. In een tweede fase wordt u onmiddellijk bij de klant voorgesteld. Uw sollicitatie wordt met zorg en discretie behandeld.